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緊急性・重要性をもとにタスクを分類する

私たちは日々、様々なタスクをこなさなければなりませんが、それらは「緊急性」と「重要性」を基準に、4つに分けることができます。タスクを実行に移す際には、
１．緊急性、重要性ともに高いもの
２．緊急性が高いが重要性は低いもの
３．重要性が高いが緊急性は低いもの
４．緊急でも重要でもないもの
の順にこなしていくことになります。

緊急性、重要性ともに高いもの

●締め切りが迫っている仕事
●冠婚葬祭（特に「葬」にまつわること）
●食事をとること
●睡眠をとること
●急病の場合の治療
……などが考えられるでしょう。

注意点として、緊急性や重要性が高いタスクばかりが増えると、締め切りに追い立てられるようなあわただしい生活となってしまう、ということがあります。

「緊急性、重要性」ともに高い出来事がいきなり出現する場合もあるのですが、緊急性や重要性が低い段階で対処することも可能かもしれません。たとえば、
●締め切りが迫る前に仕事を片付けておく
●礼服は季節ごとに点検をし、熨斗袋なども常に用意しておく
●普段から健康管理を徹底しておく
などの対処が考えられますので、常日頃からこれらに注意をはらっておきましょう。

緊急性が高いが重要性は低いもの

●掃除、洗濯、ゴミだしなど
●誰かに代わってもらえる仕事
●人気商品を発売日に並んで手に入れること
……などが考えられます。

私は「そのタスクを代わってもらえる人がいる」「代わりの方法がある」という種類のタスクが、この領域に属すると思います。たとえば、掃除や洗濯は誰かに頼むという方法がありますし、人気商品を発売日に手に入れられなくても、数日待てば手に入ります。

もしも「忙しすぎる！　でもなんだか充実感がない」「多忙で体を壊してしまった」という人は、この領域に属するタスクを、人に任せることを考えるといいですね。

重要性が高いが緊急性は低いもの

●締め切りまで時間がある仕事
●将来のためにスキルアップすること
●趣味の時間を持つこと
●友人と交流を持つこと
●休息を取ること

この領域に属するタスクは、後回しにすることのデメリットが大きいです。

たとえば、締め切りギリギリになるまで仕事を始めなければ、その仕事は「緊急性、重要性ともに高いもの」に移行してしまいます。締め切りに追われることになれば、仕事の質が落ちることにもつながります。また、いくつものタスクが「緊急性、重要性ともに高いもの」に移行すると、常に締め切りに追われるような生活を送ることにもなるでしょう。

スキルアップや趣味などに取り組む場合も、早くから始めれば、それだけスキルが身に着きます。また、趣味の中でもマラソン等に取り組みたい場合、年取ってから取り組んでも、早くに体力の限界が来てしまうでしょう。友人との交流も、いったん疎遠になってしまうと、元には戻れないこともあります。

そのため、この領域のタスクには、緊急性はなくとも「重要である」ことを意識して取り組んでいく必要があるでしょう。

緊急でも重要でもないもの

一言でいえば「時間の無駄遣い」となるタスクのことです。この項目は、人によって大きく違うでしょう。

たとえば「プロ野球観戦」が趣味の人にとって、プロ野球観戦や情報収集は「重要性が高い」タスクになります。また、プロ野球にあまり興味が無くても、営業職や接客業に就いていて、お客様と話題を共有したい人にとっては、「緊急性が高い」タスクになるでしょう。

そのどちらでもない場合に「緊急でも重要でもない」タスクということになります。この領域に分類するのは簡単ですが、本当に「緊急でも重要でもないのか」は、慎重に判断しましょう。

緊急性を高めないようにする

様々なタスクを「緊急性」「重要性」にもとづいて分類したら、「緊急性」の高いものから手を付けなければなりません。

いっぽうで、現時点で緊急ではないことも「緊急性を高めない」よう心掛けましょう。いずれやらなければならない重要なことには、時間の余裕を持って取りかかるようにしましょう。健康管理や友人との交流など、普段からできることは「よき習慣」として身に着けていくことが大事でしょう。

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